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Pour réussir votre politique voyage d'entreprise, voici ce que vous devez savoir !
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Vos collaborateurs sont régulièrement amenés à effectuer des déplacements professionnels ? Plutôt qu’une dépense, le voyage d’affaires doit être vu comme un investissement. Et comment rendre cet investissement rentable ? En l’encadrant ! C’est ici que la politique voyages d’entreprise (PVE) entre en jeu. Une PVE permet de définir à l’avance les conditions d’organisation et de déroulement des voyages professionnels. Cette politique d’entreprise vise donc à contrôler les coûts liés à chaque déplacement, mais également à veiller au confort et à la sécurité de vos voyageurs d’affaires. Voici les conseils d’APRIL International.

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Vos collaborateurs sont régulièrement amenés à effectuer des déplacements professionnels ? Plutôt qu'une dépense, le voyage d'affaires doit être vu comme un investissement. Et comment rendre cet investissement rentable ? En l'encadrant ! C'est ici que la politique voyages d'entreprise (PVE) entre en jeu. Une PVE permet de définir à l'avance les conditions d'organisation et de déroulement des voyages professionnels. Cette politique d'entreprise vise donc à contrôler les coûts liés à chaque déplacement, mais également à veiller au confort et à la sécurité de vos voyageurs d'affaires. Voici les conseils d'APRIL International.

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Savoir définir et encadrer une politique voyage entreprise (PVE)

La 1ère chose à faire dans une PVE est de définir un budget voyage :
 
Plafonds hôteliers : tarif maximal pratiqué par nuit ;
Classes de transport : économique ou business ;
Mettre en place des partenariats : privilégier des compagnies aériennes ou des chaînes hôtelières avec lesquelles des tarifs pro ont été négociés.
 
Pour autant, si des économies doivent être réalisées au sein de votre PVE, celles-ci ne doivent pas se faire aux dépens du voyageur. Stress, fatigue et tensions sont autant de facteurs qu'il faut savoir éviter dans la vie de l'entreprise, notamment durant les déplacements professionnels. En garantissant le confort de vos collaborateurs, vous valorisez vos équipes tout en optimisant l'efficacité de vos voyages d'affaires.

Favoriser des outils de réservation et de gestion pour vos voyages d'affaires

Afin de faciliter les déplacements professionnels, il existe aujourd'hui des outils et des applications dédiés à la PVE :
 
Le Self-booking tool (SBE)
 
Un outil de réservation en ligne utilisé par les salariés pour leur voyage professionnel (transports, hôtels, location de voiture…) et adapté aux critères de la PVE : tarifs, partenariats… Ce dernier peut être interne à l'entreprise, via l'intranet par exemple, ou externe avec le recours à une agence de voyages d'affaires (TMC, Travel Management Company).
 
La carte logée
 
Il s'agit ici d'un compte logé auprès des partenaires de voyage qui permet de bénéficier des avantages suivants :
 
transactions différées et simplifiées ;
centralisation des dépenses de voyage ;
automatisation des notes de frais ;
regroupement et contrôle des dépenses.

Penser à assurer la protection et la sécurité de vos salariés à l'étranger

Plus de 90 200 €, c'est ce que peut coûter un accident de voiture survenu lors d'un voyage professionnel au Canada. Vos collaborateurs se rendent régulièrement aux Etats-Unis ? Une hospitalisation pour crise d'appendicite peut coûter quant à elle près de 20 000 $. Côté aéroport, ce sont 30 000 bagages qui sont égarés toutes les heures ! Autant d'imprévus qu'il serait astucieux d'anticiper…
 
Lorsque vos salariés se déplacent en voyage d'affaires, votre responsabilité juridique est engagée. En tant qu'employeur, vous êtes en effet responsable de la protection de vos collaborateurs, y compris à l'étranger.
 
Pour cela, vous devez être en mesure de garantir la sécurité de vos salariés face aux risques sanitaires et/ou accidents : maladies infectieuses, accès aux soins et aux médicaments, environnement local (hygiène, eau potable…), infrastructures, etc. Mais aussi de les protéger en cas de risque géopolitique ou climatique : vandalisme, terrorisme, enlèvement, conflits, catastrophes naturelles…

 

AVEZ-VOUS PENSÉ À L'ASSURANCE VOYAGE PROFESSIONNEL ?

Face à l'augmentation de la mobilité professionnelle, il est de plus en plus important de mettre en place une véritable PVE. La protection de vos salariés à l'étranger en fait également partie. Assurer vos collaborateurs, c'est aussi garantir la sécurité de votre entreprise. Avec APRIL International, vous profitez d'une assurance voyage professionnel dans le monde entier et en tout temps. Vos voyageurs d'affaires pratiquent le bleisure ? Nous garantissons leurs déplacements en toute circonstance, y compris pendant leur temps libre : assistance rapatriement, frais médicaux, hospitalisation, vol de bagages…
 
Découvrez dès à présent nos tarifs en ligne et obtenez un devis personnalisé.

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